En este mundo en constante evolución, en el que los avances tecnológicos marcan la pauta, un nuevo software ha llegado para quedarse. Mediante este artículo queremos presentaros el sistema de gestión de almacén que acabamos de incorporar a nuestro software de gestión empresarial y que conozcáis el «cómo se hace» de los pedidos.

¿Qué sucede desde que recibimos un pedido hasta que se entrega? Pues bien, este proceso, cuando cuentas con más de 1.000 referencias en productos y una media de 90 pedidos diarios, y más de 6.000 m² de almacén, empieza a no parecer tan sencillo.

En primer lugar tenemos que hacer un par de aclaraciones previas, ya que, en lo que a tecnología se refiere, y más en concreto a los sistemas softwares de gestión, y con tanta sigla mediante, es posible que más de uno se pierda.

¿QUÉ ES UN ERP?

Es un sistema de planificación de recursos empresariales,  ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning). Es un programa informático que aúna prácticamente todos los aspectos que tiene que controlar la empresa, como la producción, logística y distribución, control de stock o inventario e información técnica de producto, envíos, facturas y albaranes, información de los clientes, etc.

Este tipo de sistemas están clasificados dentro de los denominados back office o trastienda, porque la empresa y el cliente no están interconectados, a diferencia de los denominados front office en los que sí lo están, como es el caso por ejemplo de las compras online, intranets o áreas de cliente, etc. a través de un CRM (Customer Relationship Management).

A los sistemas que también involucran a los proveedores se les llama SRM (Supplier Relationship Management).

En nuestro caso, disponemos un software de ERP llamado Logic, de la empresa Sage.

¿QUÉ ES UN SGA?

Es un Sistema de Gestión de Almacén, más conocido por sus siglas SGA. Este sistema, debe estar conectado con el anterior.

Pero, ¿Cómo funciona?

A) Organización del almacén

Y es que, no vale cualquier orden y sin este paso tan necesario cualquier mejora sería tan ineficaz como no tener un SGA.

En primer lugar se deben inventariar absolutamente todos los productos, si es que no está hecho previamente. A continuación se saca una relación de los productos con más rotación, esto es, los que más se venden y por tanto, más se reponen. Posteriormente, de debe hacer un estudio del espacio disponible, contabilizando y codificando el número de pasillos, estanterías, su altura correspondiente y el hueco concreto disponible, teniendo en cuenta dónde están las puertas y accesos. ¿Por qué se hace esto? Porque el paso siguiente consiste en reordenar todo el almacén (recordamos que tenemos 6.000 m²) en base a criterios de rotación y accesibilidad. Así, el pasillo más cercano al acceso desde el muelle de carga, y las alturas más bajas de las estanterías serán las que contenga los productos con una mayor rotación, y los productos se ordenarán de manera decreciente siguiendo este sistema.

                B)Organización de los recursos humanos

En este punto comenzamos con la parte técnica. Para cada persona se le crea un usuario del SGA sólo válido para él, puesto que tiene reconocimiento por voz. A cada usuario se le asocia un aparato con auriculares y micrófono, un lector de códigos de barras,  una máquina elevadora o traspaleta y una mini-impresora de etiquetas que va en ella.

Cada usuario tiene 3 modos de trabajo: entrada de mercancía, salida de mercancía y reposición de mercancia. Al iniciar su jornada laboral, los responsables del almacén asignan uno de estos perfiles a cada persona para iniciar el sistema SGA, que automáticamente empezará a darles las órdenes de trabajo a través de otra aplicación informática: el picking por voz, un milagro tecnológico convierte lo escrito en voz. Lo cierto es que este tipo de picking, o recogida de la mercancía, no es muy frecuente, al menos en una empresa de nuestro tamaño. Los más habituales usan o bien papel o bien una PDA o aparato electrónico. La incorporación de la voz es una mejora que supone que el trabajador tenga siempre las manos libres, por lo que puede operar mejor, con mayor seguridad y más rápido a la hora de coger pesos. No tiene que leer el pedido, por lo que no hay error posible, el aparato dicta la ubicación de dónde se tiene que coger el producto y el usuario confirma que está en la posición correcta diciéndole el código que tiene asignada esa ubicación. A continuación, el aparato dicta el número de estuches o cajas del pedido (lo calcula automáticamente), y para verificarlo el usuario escanea los códigos correspondientes. El procedimiento se repite hasta completar el pedido o tarea y si algo no es correcto, el sistema no pasa a la siguiente orden. Además el SGA genera un orden de recogida de los productos optimizando el recorrido para no perder tiempo, por eso es muy importante el orden previo del almacén.

• Entradas de mercancía: Se descarga el contenedor, se paletiza según la plantilla maestra registrada en el sistema, se registra el lote y la fecha de caducidad y se leen los códigos de barras y automáticamente se actualiza el stock en nuestro ERP y SGA y se imprimen las etiquetas que van asociadas a un palet y hueco concreto, y el «pinganillo» te indica dónde tienes que colocar esos productos. Este sistema tiene una increíble ventaja: al actualizarse el stock directamente se pueden hacer pedidos sin estar aún la mercancía ubicada.
• Salidas de mercancía o preparación de pedidos: lo explicaremos en el siguiente párrafo.
• Reponedor: Según los pedidos se van preparando, se van quedando huecos vacíos en las estanterías con más rotación, por lo que hay una persona permanentemente rellenando estos huecos, lo cual hace que la preparación de pedidos sea aún más rápida, porque los productos siempre están disponibles en las alturas y espacios más accesibles.

Tras haber aclarado estos conceptos previos, pasamos entonces a explicar el proceso de preparación de pedidos:

1º Generar el pedido:

Los compañeros del Dpto. de Administración insertan el pedido en nuestro ERP.

2º Se conecta vía interface al SGA al instante.

3º Asignación de pedidos:

Los responsables del Almacén reciben los pedidos que se van generando a tiempo real, y tienen la opción de repartirlos entre los usuarios activos (compañeros que tengan turno en ese momento) o dejar que por defecto el sistema los reparta, en principio, por orden de recepción, aunque esto también puede cambiarse en caso de haber alguna urgencia. En el momento en el que se le asigna un pedido a una persona y ésta da el OK al a través del micrófono, una etiqueta se imprime en la máquina que tiene asociada  y la magia del picking por voz entra en juego, diciéndole al usuario qué y en qué orden lo tiene que recoger.

4º Preparación del pedido:

El SGA dicta al usuario a dónde tiene que ir, a través del código numérico correspondiente, que indica el número de pasillo, estantería, y hueco. Es entonces cuando el usuario debe leer el código numérico de 3 dígitos asignado a ese hueco concreto  vía voz. A continuación, le dicta el número de estuches o cajas (el programa lo calcula automáticamente) que debe coger en ese lugar y pasar los códigos por el lector para que el sistema verifique y pase al siguiente producto. Una vez terminado el pedido se le indica al sistema el número de bultos, y la etiqueta para su envío y el albarán se imprimen automáticamente. Ya no es necesario pesar el bulto, ya que el sistema tiene todos los pesos metidos y lo calcula al momento.

Además, en ese momento, el pedido se exporta automáticamente a nuestro ERP, y los productos son descontados del sistema, por lo que siempre tenemos garantizado el stock a tiempo real en cada momento.

5º recogida por parte de la empresa de transporte.

En conclusión, lo que este sistema nos aporta es una rapidez increíble a la hora de preparar los pedidos; el stock siempre es a tiempo real; es prácticamente imposible cometer un error y si lo hubiera es fácil de detectar y subsanar; los trabajadores no tienen por qué conocer ni el almacén ni el producto, porque el sistema les va guiando en su trabajo; ya no es necesario pesar y medir cada pedido antes de enviarlo puesto que está automatizado. Por último, pero no menos importante conseguimos reducir el impacto medioambiental en lo que respecta al uso del papel, que se baja un 50%.

Por supuesto, no todo van a ser ventajas. Este sistema tiene una contrapartida, aunque no depende de nosotros: se hacen difíciles las modificaciones de los pedidos. En ocasiones, nos sucede que el cliente nos llama 20 minutos después de haber hecho el pedido, porque se le había olvidado incorporar una caja de ésto o lo otro, para saber si lo podemos meter al pedido que acaba de realizar. Pues bien, estamos viendo que los pedido  están ya preparados y metidos en el camión en cuestión de minutos, porque a los compañeros del almacén los reciben al instante, por eso os estamos insistiendo mucho en que reviséis los pedidos antes de mandárnoslos.

Como veis, llegar hasta aquí no ha sido fácil, se ha necesitado el esfuerzo de muchos compañeros para poder implantar este sistema sin detener nuestra actividad, por lo que no queremos perder la ocasión de agradecerles su tiempo y su dedicación, que ha supuesto una mejora tan grande para nuestro día a día, para nuestra empresa y para los clientes.